Privacyverklaring

Versie van 22 september 2026

Dossierklaar schrijft informatiebeveiligingsdossiers voor bedrijven. Op deze pagina leest u welke gegevens wij verwerken als u onze website en de scan gebruikt, waarom we dat doen en wat uw rechten zijn.

Wie wij zijn

Dossierklaar is een eenmanszaak van Maurice Zoontjens, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85604380, gevestigd in Dongen. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. U bereikt ons via info@dossierklaar.nl of 06 15 56 62 57.

De scan wordt gevoerd door een AI-assistent

De scan op dossierklaar.nl/scan is een gesprek met een AI-assistent, geen gesprek met een mens. De assistent stelt zes vragen en deelt uw antwoorden in. De uitslag bestaat uit vaste teksten die wij hebben geschreven. Er is geen besluit aan verbonden dat gevolgen voor u heeft: u kiest zelf of u verder wilt.

Welke gegevens wij verwerken

• Uw antwoorden in de scan. Maakt u de scan af, dan bewaren wij uw zes antwoorden, de uitkomst per vraag en de datum. Namen van personen, wachtwoorden en codes die u in de scan typt, laten wij weg uit wat wij bewaren. Deel zulke gegevens liever niet.
• Een scan die u niet afmaakt. Dan bewaren wij alleen bij welke vraag u stopte en de datum. Geen antwoorden en geen bedrijfsnaam.
• Uw contactgegevens, alleen als u ze zelf invult na de uitslag: naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, mailadres en wanneer wij u mogen bellen. Ook of u toestemming geeft om na een week één keer te mailen.
• Technische gegevens. Om misbruik van de scan te beperken, tellen wij per dag hoe vaak de scan vanaf een adres wordt gebruikt. Wij slaan daarbij uw IP-adres niet op, alleen een onleesbaar gemaakte versie die na twee dagen wordt verwijderd. Onze hostingpartij houdt daarnaast gebruikelijke serverlogboeken bij.
• Adresgegevens voor onze post. Bedrijven die wij per post benaderen, vinden wij in openbare aanbestedingspublicaties op ted.europa.eu. Wij gebruiken daarvan alleen de bedrijfsnaam, het adres en, als die erin staat, de naam van een contactpersoon.

Waarom wij dat doen

• Om de scan uit te voeren en u de uitslag te tonen, omdat u daar zelf om vraagt.
• Om contact met u op te nemen of u het aanbod te sturen, als u daar zelf om vraagt.
• Om de scan te verbeteren. Daarvoor kijken wij naar antwoorden en naar waar mensen stoppen.
• Om na een week één keer te vragen of u iets aan de uitslag had, alleen als u daar toestemming voor gaf. Die toestemming kunt u altijd intrekken.
• Om bedrijven per post te laten weten wat wij doen, omdat zij met deze vragen te maken kunnen krijgen. Dat doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wilt u geen post meer van ons, mail ons dan. Dan halen wij uw gegevens weg.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met anderen voor hun eigen doeleinden. Wij werken met twee partijen die gegevens voor ons verwerken:

• TransIP, in Nederland, voor de hosting van de website en de opslag van de gegevens.
• Anthropic, de maker van het taalmodel achter de AI-assistent. Wat u in de scan typt, gaat naar Anthropic om het gesprek te kunnen voeren. Anthropic verwerkt dit in de Verenigde Staten. Volgens zijn zakelijke voorwaarden gebruikt Anthropic deze gegevens niet om zijn modellen te trainen en verwijdert het ze normaal gesproken binnen dertig dagen. De doorgifte buiten de Europese Unie valt onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deel uitmaken van de verwerkersvoorwaarden van Anthropic.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Scanantwoorden en contactgegevens: tot u laat weten of u verder wilt, en uiterlijk zes maanden na de scan. Wordt u klant, dan gelden de afspraken uit de opdrachtbevestiging.
• Gegevens over een scan die u niet afmaakte: uiterlijk twaalf maanden. Daarin staat niets wat naar u te herleiden is.
• Adresgegevens voor onze post: tot u laat weten dat u geen post meer wilt, en uiterlijk twaalf maanden na de laatste verzending.

Cookies

De scan en deze pagina gebruiken geen cookies en geen advertentie- of volgsoftware.

Beveiliging

De website werkt alleen via een versleutelde verbinding. De opgeslagen gegevens staan buiten het openbare deel van de website en zijn niet via internet op te vragen.

Uw rechten

U mag ons vragen welke gegevens wij van u hebben, ze laten verbeteren of verwijderen, en bezwaar maken tegen het gebruik. Mail daarvoor naar info@dossierklaar.nl. Wij reageren binnen een maand. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt.